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河北省高速公路张涿保定管理处会计档案管理办法
  发布时间: 2017-10-9 投稿人:佚名  投稿单位:财务科 
  
第一章 总则
 
第一条 为了加强会计档案管理,有效保护和利用会计档案,根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》等有关法律法规,结合管理处工作实际,制定本办法。
 
第二章 会计档案的收集
 
第二条 会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。
第三条 需要归档的会计资料包括:
一、会计凭证:包括原始凭证、记账凭证;
二、会计账簿:包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;
三、财务会计报告:包括月份、季度、半年度、年度财务会计报告。
四、其他会计资料:包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。
 
第三章 会计档案的整理与归档
 
第四条 会计档案应由专人整理归档。出纳人员每月及时录入原始凭证,按要求传递给会计人员进行审核、记账,做到当月业务当月处理完毕。出纳人员负责打印、粘贴凭证,交给会计人员装订成册。
月度终了,会计人员按照规定的报表格式和要求,编制会计报表、审核《银行存款余额调节表》,做到数字真实、计算正确、内容完整、说明清楚。
第五条 会计凭证的整理及装订。
一般按会计核算周期每月整理组卷一次,装订好的凭证按年度妥善保管归档。
一、会计凭证装订前的准备工作:
(一)分类整理,按顺序排列,检查编号是否齐全。
(二)凭证应薄厚适中,视凭证厚度及汇总日期确定装订的册数,一般在一天内发生的业务不分册装订。
(三)摘除凭证内的金属物(如订书钉、大头针、回形针),对较大的纸张要折叠成记账凭证大小,避开装订线,以便翻阅且保持数字完整。
(四)整理检查凭证顺序号,不能出现缺号、漏号、错号等情况,同时检查审批单、发票、银行回单等附件是否齐全。
(五)检查记账凭证上有关人员(如财务主管、记账、审核、制单)的签名打印是否齐全。
二、会计凭证装订时的要求
装订时,在保证牢固、耐用的基础上兼顾整洁、美观,并尽可能缩小装订部位,使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面,达到方便查阅的目的。凭证封面项目填写完整、盖章齐全,按时间顺序排列,逐年编大流水号。
第六条 会计帐簿的整理及装订。
年度结账后,帐簿应每年打印一次。出纳人员负责打印银行存款和现金日记账,会计人员负责打印明细账、总分类账,做到账实相符,装订整齐。
帐簿装订前,首先检查帐簿启用表填写是否正确,帐页是否齐全,序号排列是否连续;然后依次按帐簿封面、帐簿启用及经管人员一览表、目录、帐页顺序整理装订。不得有折角、缺角,错页、掉页、加空白纸的现象。
为便于档案保管,可视情况对页数较少的帐薄分类别装订。如明细账类、货币资金帐类(指现金、银行存款日记账)。
第七条 会计报表的整理与装订。
会计报表编制完成报送后,留存的按年度装订成册。会计报表按年度、季度、月份分别组卷,其中年度决算报表单独立卷,永久保存;季报和月报,可根据张数的多少立成一卷或数卷,定期存放。会计报表的有关文字说明材料与会计报表一并归入会计档案。
报表封面各项目填写清楚完整,有关责任人签字盖章。
第八条 其他类资料的整理与装订
一、纸质档案:会计档案保管清册、移交清册、销毁清册以及银行存款余额调节表、银行对账单等其他类会计档案按年度认真收集,分别整理组卷。案卷封面应注明单位名称、材料名称、所属年度、卷内张数、保管期限,并由会计机构负责人、立卷人分别签名或盖章。
二、电子档案:财务部门应指定专人负责电子档案的备份与存档,且每月备份一到两次。
 
第四章 会计档案的保管、移交
 
第九条 会计档案的保管。
会计档案由财务部门指定专人负责保管,且出纳人员不得兼管会计档案。当年形成的会计档案,在会计年度终了后,财务部门保管一年。 期满之后交单位指定档案管理部门保管。
鉴于安全保密、载体耐久性等问题,既要保存电子会计档案,又要保存纸质会计档案,以免电子会计档案信息丢失后造成无法弥补的损失。形成的有关电子数据、会计软件资料,都要作为会计档案的组成部分进行归档。
第十条 会计档案的移交 。
在办理会计档案移交时,应当编制会计档案移交清册, 交接双方由经手人、部门领导在移交表上签字或盖章。
纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。工作移交时,还要在移交清册中列明会计软件及密码、会计软件数据拷贝及有关资料、实物等内容。
单位档案管理部门接收电子会计档案时,应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测,符合要求的才能接收。
第十一条 会计档案的保管期限
一、会计凭证、日记账、明细账、总账、会计移交清册保管期限30年。
二、月度、季度报表、银行存款余额调节表和银行对账单保管期限10年,固定资产卡片保管期限为固定资产报废清理后5年。
三、年度决算报表、会计档案保管清册和销毁清册永久保存。
 
第五章 会计档案的借阅
 
第十二条 管理处内部人员借阅会计档案
借阅人应填写《会计档案借阅登记表》,财务部门负责人审签后,由档案管理人员办理查阅。
第十三条 外单位人员(如审计、司法部门等)因公查阅会计档案,经处领导批准后,提供查阅或复制。
第十四条 上级单位对本单位进行财务检查需查阅会计档案,由财务部门负责人同意后,办理档案借阅手续,并按时归还。
第十五条 会计档案一般不得带出室外,如有特殊情况需带出室外复印时,应由财务人员办理。借阅人在进行会计档案查阅、复制、借出时须履行登记手续,严禁篡改和损坏。借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案,确保借入会计档案的安全完整,并在规定时间内归还。
 
第六章 会计档案的销毁
 
第十六条 会计档案保管期满需要销毁时,由管理处档案管理部门提出销毁意见,会同财务部门、纪检监察部门共同鉴定后,编制会计档案销毁清册,经单位负责人审查,报请上级主管部门批准后销毁。
第十七条 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁。
第十八条 本办法自印发之日起执行。实施中如有问题,由财务科负责解释。
 
附件:1.《会计档案借阅登记表》
     2.《会计档案管理流程图》
 
 
 
 
 
 
 


 

附件:1

 
会计档案借阅登记表

 

序号
借阅日期
档案名称
用途
方式
复印份数
借阅单位(科室)
借阅人签字
批准人
归还日期
借阅
查阅
1
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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注:
1、本单位人员查阅会计档案,需经财务负责人同意。
2、外单位人员(如审计、司法部门)查阅会计档案,需持单位介绍信或有关证明,经本单位负责人批准,办理登记手续后,方可提供查阅或复制。
3、查阅会计档案人员,不能在会计档案上做任何记录、勾划和涂改,更不能抽撤单据,违者视情节轻重进行处理。


 

附件:2

 
 

 

 

 
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